向过程要效率——一份出差数据的分析方法

博客0925
随着企业不断成长,商务合作会变得愈加密切,企业的差旅管理压力也会变得越来越大。对于企业而言,差旅管理的重点在于:如何制定出科学节省的方法,建立起高效、反应迅速的差旅服务体系。在这里,节省包括两个方面:一方面是直接成本的控制,如交通、住宿、补助等费用;另一方面则是提高企业内部的控制能力和系统执行能力。

对于前者,我们曾经在《数据驱动成本控制-农民工的土豪出行》中分享了如何通过数据实现降低差旅费用的思路,而后者,我们将在今天这篇文章中,与大家分享一下如何借助“钉钉”中“出差模块”自动采集的数据来提升企业对于差旅的内控能力与执行效率。

一、了解出差总体概况、时间分布、部门分布以及地理分布

首先,通过统计出差天数和次数来了解公司在一段时间内的出差情况,根据公司的实际需求,可以控制查看的频度,在样例数据中,我们主要展示的是当月的信息,包括当月总出差天数及次数、单次出差天数级别以及出差人数的月分布。

1

之后,重点通过出差部门和出差目的地两个角度来实现个性化管理。通过统计各部门与个人的出差天数,可以了解到最近哪个部门、哪位员工出差较多,根据公司运行情况,可以适当平衡出差情况,或者对比较辛苦的部门增加关怀,提高员工的积极性。通过统计目的地城市,则可以及时了解近期业务的地理分布,同时也可以为管理层优化出差计划提供有效依据。

2

二、分析审批效率、及时性以及出行方式,优化管理方式

通过各部门的审批耗时的排序,可以看出审批效率,超过审批上限的部门,需要调查原因,及时确认是部门管理者问题还是员工申请不合规,从而进行改进,以免耽误业务进程。而审批及时性则反映了审批流程是否起到规范出差的作用,如果没有,一方面需要了解是否流程有问题,另一方面则需要加强对员工规范意识的引导。对出行方式的统计分析,可以为更进一步的差旅费用分析提供依据(因这样分析还需财务数据,此处暂不做深入)。

3

三、监控审批进度,提升差旅管理效率

建立对审批进程的监控,通过下钻的方式可以查看未完成审批的详细情况,及时督促审批的完成,防止因审批不及时而造成延误商机等问题,提升差旅管理的工作效率。

4

点击审批编号,可以下钻查看审批详情

6

如果大家也希望通过这样一个看板帮助自己企业轻松实现差旅工作的内部管理,可以在数据观的“应用市场”中获得这个分析模板,点击安装后,替换您企业的钉钉数据,就可以随时探索出差数据中蕴含的价值。

5